Проблемы М&С: Почему сотрудники плохо работают

Работодатели, независимо от формы собственности организации и направлений ее деятельности, полагают, что сотрудники работают на протяжении всего рабочего дня. Как минимум, работают хорошо, а в идеале — прекрасно. Они обычно принимают решение, что все люди должны работать в одном месте, чтобы выполнять эту работу.

Тогда они покупают здание, снимают помещение или арендуют какое-то пространство. Заполняют его мебелью, техникой, проводят интернет, устанавливают программное обеспечение, обустраивают кухню, переговорные, иногда, комнаты отдыха и т.п. И, наконец, требуют от всех работников приходить в это помещение каждый день, желательно, в установленное время.

Однако, если спросить самих сотрудников, где им нужно оказаться, чтобы выполнить свою работу, скорее всего, большинство ответов будут содержать три пункта: спокойное место, определенное время и некое переносное устройство. Люди называют веранду дома, балкон, кухню, кафе, библиотеку, а иногда даже поезд или самолет, но никогда не говорят "в офисе". Но владельцы бизнеса продолжают вкладывать свои деньги в место, называемое офисом, и заставляют людей все время его посещать, хоть люди и не выполняют работу в офисе.

Подпишитесь на канал DELO.UA

Почему так происходит? Если копнуть глубже, можно увидеть, что в большинстве своем люди идут на работу и фактически разбазаривают свой рабочий день на ряд рабочих моментов. Именно это и происходит в офисе. Для них больше не существует рабочего дня — существуют рабочие моменты. Как будто вход в офис — это некий портал и когда вы входите, ваш день дробится на части. У вас есть 15 минут на это, 30 минут на то, потом происходит что-то, что вас отвлекает от основной задачи, потом есть еще 20 минут на ланч, час на очередное совещание… Вы не успеваете моргнуть глазом, как часы показывают 18.00. Вы оглядываетесь на прошедший день и понимаете, что ничего не сделали. Вроде бы весь день был чем-то занят, а результат нулевой.

Неважно, кем человек работает — дизайнером, программистом, инженером — каждому нужен довольно длинный промежуток времени, чтобы сосредоточиться на своей задаче. За 15 минут невозможно проявить креативность и вникнуть в тему. Может быть, промелькнет какая-то идея, но чтоб действительно вникнуть в задачу и очень тщательно ее продумать, нужны не нарушаемые никем длинные промежутки времени. Рабочий день длится 8 часов. Хоть один человек тратит эти 8 часов непосредственно на свою работу в офисе? Может быть четыре, три, два, один?! У крайне маленького количества людей на самом деле есть промежутки никем не прерываемого времени в офисе. И именно поэтому люди предпочитают делать работу дома, или, может, они идут в офис, но совсем рано утром или поздно вечером, когда никого больше нет, или остаются когда все остальные уходят, или приходят на выходных, или делают работу в самолете, или в машине, или в поезде, потому что там ничто не отвлекает.

Вопрос концентрации на работе очень похож на вопрос сна. Невозможно выспаться, если вас постоянно будут будить. Если вас разбудили, вы забываете о пройденных фазах сна и начинаете сначала. В результате, утром вы встаете и понимаете, что совершенно не выспались. Тоже самое происходит и с работой.

Отвлекающие факторы

Так что это за отвлекающие факторы, которые есть в офисе, но нет в других местах? Ведь в этих местах есть другие отвлекающие моменты, например, это может быть наличие телевизора, или возможность пойти на прогулку, или холодильник внизу, или собственная кушетка, или что-то еще. Именно по этим причинам большинство работодателей не хочет, чтобы их сотрудники работали из дома. Еще одну причину руководители описывают так: "Если я не вижу человека, как я могу быть уверен, что он работает?". На самом деле это нелепо.

Перечисленные отвлекающие факторы — добровольные. Человек сам решает, когда ему смотреть телевизор, а когда выполнять рабочую задачу. Он может пойти прогуляться в середине дня, а потом вернуться и в два раза быстрее все сделать. Это добровольное отвлечение от работы. А в офисе большинство отвлекающих факторов, из тех, которые препятствуют выполнению работы, являются вынужденными.

Вы можете подумать, что на первом месте среди этих факторов социальные сети и другие сайты. Доходит до того, что некоторые компании блокируют сотрудникам доступ к этим ресурсам. Но никто не задумывается о том, что сегодняшние соцсети — это вчерашние перекуры. Десять лет назад никого не волновало, что люди уходят покурить на 15 минут. Почему же соцсети сейчас стали такой проблемой? На самом деле, они не являются проблемой в офисе.

Проблемы М&С

Настоящие проблемы современного офиса — это менеджеры и совещания. Именно из-за них сотрудники не могут выполнять работу в офисе. Вспомните те места, в которых хотят работать люди — в них нет ни менеджеров, ни совещаний. Менеджеры — это те люди, чья работа состоит в том, чтобы отвлекать людей. Они сами не делают никакой работы, их дело — следить за тем, чтобы все остальные выполняли свою работу, что является помехой. Они прерывают сотрудников в неподходящее время, чтобы узнать "как дела с проектом" или "что сказал клиент N". И прерывают как раз тогда, когда люди стараются сделать то, за что им платят деньги.

Но еще хуже то, что менеджеры очень любят созывать совещания — встречи, которые поглощают массу времени без конкретной цели. И менеджерам не важно, что кто-то из сотрудников может серьезно обдумывать предложение для клиента, кто-то может совершать важные звонки, которые могут принести деньги компании, кто-то… Менеджеру это неважно, ему нужно провести совещание.

Задумывались ли вы, насколько дорого компании обходятся все совещания. Если посчитать почасовую ставку каждого сотрудника, умножить это на количество человек, присутствующих на совещании, а потом умножить на количество совещаний в год — получиться серьезная цифра. А, ведь если задуматься, то на большинстве совещаний должно присутствовать не больше 2-3 человек и за 10-20 минут они смогут решить гораздо больше, чем 10 человек за час. Представляете, какая будет экономия?!

Решение проблем

Джейсон Фрид, соучредитель 37signals, создатель Basecamp, а также соавтор книги "Rework" предлагает три идеи для решения проблем М&С.

1. Ввести в правило "молчаливый четверг". Определите один четверг в месяц (например, первый четверг каждого месяца), разделите его пополам и назначьте вторую половину дня "молчаливой". Это значит, что в первый четверг каждого месяца с обеда и до конца дня никто в офисе ни с кем не разговаривает. Соблюдается полная тишина. Вы обнаружите, что огромное количество дел выполняется именно тогда, когда никто друг с другом не говорит, когда никто никого не отвлекает и не отрывает от работы. Четыре часа тишины в офисе — ценнейший подарок, который руководитель может сделать своим сотрудникам. Если вам понравится, можно увеличить количество "молчаливых четвергов" в месяц. Это сработает.

2. Перейти от активного обмена информацией лицом к лицу к пассивным формам общения (емейл, чаты и т.п.). Вы можете сказать, что емейлы и чаты тоже отвлекают. Но у них есть одно большое преимущество — каждый человек сам решает, когда читать сообщения и отвечать на них. Ведь, на самом деле, количество вопросов, требующих немедленного ответа, крайне мало.

3. Отменять совещания — все, которые только можно отменить. Попробуйте в понедельник не проводить "пятиминутку" с коллективом. Вы думаете, что сотрудники не будут знать, что им делать или проекты не будут реализовываться. Что критического случится, если вы не проведете очередное совещание? Только то, что у сотрудников будет свободное утро понедельника и они смогут обдумать персональные рабочие задачи на текущую неделю.

Возможно, некоторые из описанных тезисов кажутся достаточно провокативными, но их смысл состоит в том, чтобы мотивировать руководителей подумать о том, как дать сотрудникам реальную возможность выполнять их рабочие задачи, за которые они получают зарплату.

Читайте также: Меньше, да лучше: 10 практических способов делать больше за меньшее время

Источник